De Ombudsdienst voor het notariaat behandelt gevoelige informatie. Hij gaat dan ook zeer omzichtig te werk om de persoonlijke levenssfeer van de klager te beschermen. De Ombudsman en zijn medewerkers zijn gebonden door het beroepsgeheim.

De documenten die wij ontvangen, worden aan de betrokken notaris overgemaakt. De notaris kan, omwille van zijn beroepsgeheim, vragen bepaalde informatie vertrouwelijk te behandelen.

De persoonsgegevens van de klager worden verwerkt in een geautomatiseerd bestand. Zij worden uitsluitend gebruikt voor de behandeling van klachten. Overeenkomstig de wet van 8 december 1992 heeft iedere partij steeds recht op toegang en verbetering van zijn persoonsgegevens.