Welke klachten?

Alle mogelijke klachten van een derde tegen een notaris of een notariskantoor die te maken hebben met de uitoefening van het notarisberoep.

Welke klachten behandelen we niet?

Er zijn een aantal klachten die de Ombudsdienst niet behandelt:

  • klachten die anoniem worden ingediend of waarvan de notaris tegen wie de klacht gericht is, niet geïdentificeerd is;
  • klachten waarover een gerechtelijke procedure loopt of heeft gelopen;
  • klachten die reeds zijn behandeld door de ombudsman voor het notariaat en geen nieuwe elementen bevatten;
  • klachten die verzonnen, kwetsend of eerrovend zijn;
  • klachten van notarissen, notarismedewerkers of notariële instellingen;
  • klachten over de privéactiviteiten van de notaris.

Procedure

Voorafgaandelijk

U kan best uw klacht eerst voorleggen en bespreken met de notaris zelf. Maar het is geen vereiste om de klacht te behandelen.

Indiening

  • U kan uw klacht indienen per brief, per mail of via ons online formulier. In elk geval moet u de klacht schriftelijk indienen.
  • U moet uw identiteit en adres vermelden, evenals de identiteit van de notaris tegen wie uw klacht gericht is.
  • U omschrijft uw klacht zo duidelijk en volledig mogelijk. U voegt alle relevante documenten toe.
  • U vermeldt of de klacht reeds eerder is behandeld door een andere bevoegde instantie.
  • U dient uw klacht in het Nederlands, Frans of Duits in. De klacht wordt in het Nederlands of Frans behandeld (niet in het Duits). U kiest of de Nederlandstalige of Franstalige ombudsman uw klacht behandelt.
  • U kan uw klacht zelf indienen of via een advocaat of een andere vertegenwoordiger.

Ontvankelijkheid

In bepaalde gevallen kan de Ombudsdienst de klacht niet behandelen. Een eerste onderzoek van de klacht zal uitmaken of die beantwoordt aan de ontvankelijkheidsvoorwaarden.

Binnen drie weken na ontvangst van de volledige aanvraag zal de ombudsman voor het notariaat melden of hij de aanvraag al dan niet verder behandelt. In geval van weigering motiveert hij zijn beslissing.

Kennisgeving aan de provinciale kamer van notarissen.

De ombudsman raadt de klager aan zijn dossier ter informatie over te maken aan de syndicus van de bevoegde provinciale kamer van notarissen (de tuchtoverheid van de notaris). De syndicus zal oordelen of een deontologische fout werd gemaakt en er een tuchtprocedure moet worden ingesteld. Het instellen van een eventuele tuchtprocedure heeft echter geen invloed op de verdere behandeling van de klacht.

Behandeling

Het dossier wordt door de ombudsman in behandeling genomen.

De behandeling van de klacht is gratis. De duur van de behandeling is afhankelijk van de moeilijkheidsgraad van het probleem, maar mag maximum negentig dagen duren. Deze termijn is eenmalig verlengbaar indien het om een zeer complex dossier gaat.

De ombudsman brengt de betrokken notaris op de hoogte en vraagt zijn reactie. De notaris moet loyaal deelnemen aan alle verzoeningsprocedures die door de Ombudsdienst voor het notariaat ondernomen worden en kan zich niet aan de procedure onttrekken.

U krijgt het eventuele antwoord van de notaris en kan hierop, indien nodig, reageren.

De notaris kan, omwille van zijn beroepsgeheim, aan de ombudsman vragen om bepaalde informatie vertrouwelijk te behandelen.

De ombudsman kan beslissen de klager, de notaris en derden te horen of aanvullende informatie te vragen.

De ombudsman onderzoekt het dossier met het oog op een minnelijke oplossing.

U kan zich in elke fase van het dossier uit de procedure terugtrekken, mits kennisgeving aan de Ombudsdienst. Op dat ogenblik stopt de ombudsman de behandeling van de klacht.

Advies van de ombudsman

Op het einde van de bemiddelingsfase neemt de ombudsman een standpunt in en geeft een advies. Dit advies heeft een moreel gezag maar is niet bindend, noch voor u, noch voor de betrokken notaris.

Het advies wordt schriftelijk overgemaakt aan de klager en aan de betrokken notaris.

De Ombudsdienst voor het notariaat werd opgericht op 1 juni 2015. De gemiddelde duur van de procedure is vooralsnog niet gekend.

timeline

Klacht indienen

Dien uw klacht online in via het klachtenformulier.

Procedurereglement

Lees hier het procedurereglement

Andere instantie

Wie behandelt nog klachten in het notariaat? De rol van de Provinciale Kamers.

Het betreft anderzijds de provinciale kamers van notarissen.

Volgens artikel 76, 4° van de Notariswet heeft de provinciale kamer van notarissen als taak om “alle klachten en bezwaren van derden tegen leden van het genootschap in verband met de uitoefening van hun beroep te voorkomen of door minnelijke schikking te regelen”.

De provinciale kamer van notarissen bestaat uit notarissen, verkozen door de algemene vergadering van alle notarissen van de provincie.
De provinciale kamer van notarissen is eveneens de tuchtoverheid voor de notaris. De provinciale kamer heeft dan ook een sanctionerende bevoegdheid tegenover de notaris.
Hoewel de provinciale kamer garanties biedt van onpartijdigheid en onafhankelijkheid, voldoet ze niet volledig aan de ADR-criteria van de “buitengerechtelijke regeling van consumentengeschillen” zoals voorzien in boek XVI van het Wetboek economisch recht.

De provinciale kamer van notarissen heeft, onder meer, nog als opdracht de vertegenwoordiging en het bestuur van het provinciaal genootschap en de controle van de notarissen m.b.t. de notariële boekhouding, antiwitwaswetgeving, integrale kwaliteitszorg, …

Meer informatie vindt u op de website notaris.be.

 

Relaties tussen de Ombudsdienst voor notarissen en de Provinciale Kamers

 

De klager kiest zelf bij welke instantie hij zijn klacht neerlegt.
De ombudsman kan niet weigeren een klacht te behandelen die reeds door één van de andere instanties werd behandeld. Maar, met het oog op een correcte informatie, moeten de klager en de notaris de ombudsman hiervan op de hoogte brengen.

Gelet op de disciplinaire opdracht van de provinciale kamers van notarissen, is het noodzakelijk dat zij op de hoogte zijn van eventuele deontologische inbreuken van de notaris en dat zij daarop kunnen reageren. Daarom raadt de ombudsman de klager aan zijn dossier ter informatie ook over te maken aan deze notariële tuchtoverheid. Deze is eveneens gebonden aan het beroepsgeheim en de discretieplicht. Er zijn dan ook geen negatieve gevolgen voor de klager verbonden aan deze informatieverstrekking.

 

Onze specificiteit

Klachten behandelen is de enige opdracht van de Ombudsdienst voor het notariaat. De dienst wil daar ook de referentie-instantie voor worden. Omwille van zijn moreel gezag zal de Ombudsdienst naast het behandelen van de klachten, deze aanwenden om aanbevelingen te formuleren op structureel vlak. De oprichtende instanties (Nationale Kamer van notarissen en Koninklijke Federatie van het Belgisch notariaat) engageren zich om deze aanbevelingen te onderzoeken en structurele aanpassingen te maken.