Welke klachten?

Alle mogelijke klachten van een consument (particulier of professioneel) tegen een Belgische notaris of een in België gevestigd notariskantoor die te maken hebben met de uitoefening van het notarisberoep.

Welke klachten worden niet behandeld?

Er zijn een aantal klachten die de ombudsdienst niet behandelt:

  • klachten die anoniem worden ingediend of waarvan de notaris tegen wie de klacht gericht is, niet geïdentificeerd is;
  • klachten waarvoor een gerechtelijke procedure loopt of heeft gelopen;
  • klachten waarvoor een andere procedure loopt;
  • klachten die reeds zijn behandeld door de Ombudsdienst voor het notariaat en geen nieuwe elementen bevatten;
  • klachten die verzonnen, kwetsend of eerrovend zijn;
  • klachten van notarissen, notarismedewerkers of notariële instellingen;
  • klachten over de privéactiviteiten van de notaris.

Procedure

Voorafgaandelijk

U kan uw klacht best eerst voorleggen en bespreken met de notaris zelf. Dit is echter geen voorwaarde om de klacht te kunnen behandelen.

Indiening

  • U kan uw klacht indienen per brief, mail of via ons online formulier. In elk geval moet u de klacht schriftelijk indienen.
  • U moet uw identiteit en adres vermelden, evenals de identiteit van de notaris tegen wie uw klacht gericht is.
  • U omschrijft uw klacht zo duidelijk en volledig mogelijk. U voegt alle relevante documenten toe.
  • U vermeldt of de klacht reeds eerder is behandeld door een andere bevoegde instantie (Rechtbank, Kamer van notarissen, Verzekeringen van het Notariaat, Ombudsdienst voor het notariaat).
  • U dient uw klacht in het Nederlands, Frans, Duits of Engels in. De klacht wordt in het Nederlands of Frans behandeld (niet in het Duits of Engels). U kiest of de Nederlandstalige of Franstalige ombudsman uw klacht behandelt.
  • U kan uw klacht zelf indienen of via een advocaat of een andere vertegenwoordiger.

Ontvankelijkheid

In bepaalde gevallen kan de Ombudsdienst de klacht niet behandelen. Een eerste onderzoek van de klacht zal uitmaken of die beantwoordt aan de ontvankelijkheidsvoorwaarden.

Binnen drie weken na ontvangst van de volledige aanvraag zal de ombudsman melden of hij de aanvraag al dan niet verder behandelt. In geval van weigering motiveert hij zijn beslissing.

Behandeling

Het dossier wordt door de ombudsman onderzocht.

De behandeling van de klacht is gratis. De duur van de behandeling van het dossier is afhankelijk van de moeilijkheidsgraad van het probleem, maar mag maximaal negentig dagen duren (deze termijn is eenmalig verlengbaar indien het om een zeer complex dossier gaat).

De ombudsman bezorgt de betrokken notaris een kopie van de ontvangen klacht en vraagt zijn reactie. De notaris moet loyaal deelnemen aan alle verzoeningsprocedures die door de ombudsdienst ondernomen worden en kan zich niet aan de procedure onttrekken.

U wordt op de hoogte gebracht van het standpunt van de notaris en kan, indien nodig, reageren.

Elkeen van de partijen kan aan de ombudsman vragen om bepaalde informatie vertrouwelijk te behandelen en niet aan de andere partij over te maken.

De ombudsman kan beslissen de klager, de notaris en derden te horen of aanvullende informatie te vragen.

De ombudsman tracht een oplossing te vinden voor het probleem.

U kan zich in elke fase van het dossier uit de procedure terugtrekken, mits kennisgeving aan de Ombudsdienst. Op dat ogenblik stopt de ombudsman de behandeling van de klacht.

Advies van de ombudsman

Bij ontstentenis van een minnelijke oplossing, neemt de ombudsman een standpunt in en geeft hij een advies. Dit advies heeft een moreel gezag maar is niet bindend, noch voor u, noch voor de betrokken notaris.

Het advies wordt schriftelijk overgemaakt aan de klager en de betrokken notaris.

De gemiddelde duur van de procedure is 72 dagen.

Klacht indienen

U kan uw klacht indienen via dit formulier. U kan ons uw klacht ook per mail of per post bezorgen.

Procedurereglement

Lees hier het procedurereglement.

Het procedurereglement kan u tevens op eenvoudig verzoek per gewone post worden opgestuurd.

Andere instantie

Wie behandelt nog klachten in het notariaat? De rol van de Provinciale Kamers.

Er zijn ook provinciale kamers van notarissen.

Volgens artikel 76, 4° van de Notariswet heeft de provinciale kamer van notarissen als taak om “alle klachten en bezwaren van derden tegen leden van het genootschap in verband met de uitoefening van hun beroep te voorkomen of door minnelijke schikking te regelen”.

Zij beschikt eveneens over een specifieke rol inzake betwisting van erelonen en aktekosten.

De provinciale kamer van notarissen bestaat uit notarissen, verkozen door de algemene vergadering van alle notarissen van de provincie.
De provinciale kamer van notarissen is eveneens de tuchtoverheid voor de notaris. De provinciale kamer heeft dus een sanctionerende bevoegdheid tegenover de notaris.
Hoewel de provinciale kamer garanties biedt van onpartijdigheid en onafhankelijkheid, voldoet ze niet aan de ADR-criteria van de “buitengerechtelijke regeling van consumentengeschillen” zoals voorzien in boek XVI van het Wetboek economisch recht.

De provinciale kamer van notarissen heeft tevens als opdracht de vertegenwoordiging en het bestuur van het provinciaal genootschap en de controle van de notarissen m.b.t. de notariële boekhouding, antiwitwaswetgeving, integrale kwaliteitszorg, …

Meer informatie vindt u op de website notaris.be.

 

Relatie tussen de Ombudsdienst voor het notariaat en de Provinciale Kamers

 

De klager kiest zelf bij welke instantie hij zijn klacht neerlegt.
De ombudsman kan niet weigeren een klacht te behandelen die reeds door de Provinciale Kamer werd behandeld en omgekeerd. Maar, met het oog op een correcte informatie, moeten de klager en de notaris de ombudsman laten weten dat de klacht reeds behandeld werd. De Kamer en de ombudsdienst kunnen eenzelfde klacht niet tegelijkertijd behandelen.

De Kamer wordt geïnformeerd indien een antwoord van de notaris op het schrijven dat door de ombudsdienst aan hem gericht werd, uitblijft (deloyale samenwerking, in strijd met artikel 34 van de Deontologische code), zonder dat er melding wordt gemaakt van de gegevens die eigen zijn aan het dossier in kwestie.

De Kamer kan daarnaast ook op de hoogte gebracht worden van het aantal ingediende klachten per jaar en per notaris.

Specificiteit van de ombudsman

Klachten behandelen is de kernopdracht van de Ombudsdienst voor het notariaat. De dienst wil daar ook de referentie-instantie voor worden. Omwille van zijn moreel gezag zal de Ombudsdienst naast het behandelen van de klachten, deze aanwenden om aanbevelingen te formuleren op structureel vlak. De oprichtende instanties (Nationale Kamer van notarissen en Koninklijke Federatie van het Belgisch notariaat) engageren zich om deze aanbevelingen te onderzoeken en structurele aanpassingen te maken.